Wat betekent het woord Lean?
Lean betekent letterlijk slank, het is geen afkorting maar de vertaling van wat onderzoekers uit een Amerikaanse Universiteit zagen toen ze in de jaren tachtig van de vorige eeuw op bezoek gingen bij Toyota. Eigenlijk niet het beste woord voor wat ze zagen, want slank zegt alleen iets over de buitenkant. Slank kun je worden door op dieet te gaan of door helemaal niet te eten, en we weten allemaal dat dat alleen maar op korte termijn voordelen oplevert. Een beter woord zou zijn geweest ‘fit’, want dat geeft veel beter aan wat de toestand is van Lean-bedrijven zoals Toyota. Het zijn fitte organisaties, die slank zijn geworden door veel te trainen, elke dag opnieuw. Bedrijven die geloven in het continue proces van verbeteren, geen eenmalige reorganisatie, maar elke dag opnieuw de teams weer trainen en verder brengen naar ‘een stapje beter’. Het zijn organisaties die niet van buitenaf maar van binnenuit sterk zijn geworden, iedere medewerker doet mee aan de ontwikkeling, de succesvolle groei van het bedrijf.
Wat houdt Lean in?
Lean is een bedrijfsfilosofie die zich richt op het elimineren of verminderen van activiteiten in het bedrijfsproces die geen waarde toevoegen voor de klant, alles wat geen waarde toevoegt is verspilling. De verspillingen zijn onderverdeeld in acht categorieën: transport, bewegen, wachten, overproductie, overprocessing, afkeur, voorraden en ongebruikt talent. Maar ook overbelasting én onevenredige verdeling van werkdruk bij mens en machine worden bij Lean aangepakt. Bekende instrumenten die uit het Lean-gedachtegoed zijn voortgekomen zijn Value Stream Mapping (VSM), 5S werkplekinrichting, Foutveilig werken (First Time Right), Standaard werken, Plan-Do-Check-Act verbeterplan (A3), de X-Matrix en Helpketting.
Lean werkt vanuit 5 principes: waarde, waardestroom, flow, pull en continu verbeteren. Continu verbeteren is het belangrijkste principe waar alles om draait, wat de beweging bepaalt, de snelheid waarmee het bedrijf in staat is zichzelf te ontwikkelen.
Is Lean op een gegeven moment klaar?
Nee, Lean is nooit klaar, de Lean gedachte gaat uit van continu verbeteren en dat is dus nooit af. Ongeveer vanaf het jaar 2000 is in NL het Lean denken populair geworden, en zijn allerlei consultancy bedrijven zich hierin gaan specialiseren. De nadruk lag op een projectmatige aanpak, waarbij bedrijven een soort van transitieproces moesten doorlopen en waarbij een bedrijf dan na 1-2 jaar een volledige transitie had doorgemaakt en zichzelf Lean mocht noemen als het een aantal instrumenten had ingevoerd. Nog steeds is dit in de managementwereld een gedachtengoed wat populair is, vooral omdat het heel tastbaar is met een kop en een staart en daar houden managers vaak van.
Echter, zoals ik al eerder zei kan Lean nooit klaar zijn, omdat de basis wordt gelegd in het continu verbeteren wat in zichzelf onmogelijk een eindpunt kan hebben. In tegenstelling tot de overbekende consultancy aanpak pleit ik dan ook voor een geheel andere aanpak, namelijk die van cultuurontwikkeling. En dan met name gestart vanaf de werkvloer, want dat is waar het in Lean over gaat en waar het altijd over moet blijven gaan: het primaire proces voor de klant. Vanaf de werkvloer start je met continu verbeteren, zoek je naar manieren die het werken van dag tot dag ondersteunen in het dagelijks verbeterstapjes zetten. Ieder bedrijf is anders, en dus is dit proces bij elk bedrijf anders. Pas wanneer op de werkvloer het dagelijks verbeteren stabiel draait kun je verder gaan met verbeteren tussen teams, tussen disciplines, op verschillende niveau’s. Belangrijk is dat het management het geduld bewaart en vooral zelf ook onderdeel wordt van het veranderproces. Iedereen is leerling, en iedereen is ook leraar. Lean is eigenlijk een leven lang leren, samen leren wat de beste manier is om onze klanten te verrassen. En dat houdt nooit op, want klanten wijzigen, producten ontwikkelen, mensen veranderen, etc.
Lean is dus geen project maar een verandering van cultuur?
Ja, een hele grote verandering van cultuur voor veel traditionele bedrijven. Want in plaats van de sterke leider, de topmanager, de managementgoeroes, gaat het in de Lean cultuur om de kracht van het geheel, niet het individu. Management by fear is voor Lean dodelijk, Powergaming is verspilling van waarde. Lean gaat uit van het delen van fouten en daarvan leren, in plaats van het achterhalen en ontslaan van de schuldige bij de traditionele bedrijven. Veiligheid en vertrouwen zijn belangrijke waarden op de Lean werkvloer, en dat vraagt om openheid en ruimte voor ontwikkeling. Niet denken in hiërarchie en robuustheid, maar in wendbaarheid en snelheid.
Betekent Lean ook mensen ontslaan? Hetzelfde werk doen met minder mensen?
Lean heeft eigenlijk niets met ontslaan te maken, sterker nog het probeert vooral te voorkomen dat mensen ontslagen moeten worden, want in Lean zijn mensen het allerbelangrijkste eigendom wat je hebt als bedrijf en dat wil je koste wat het kost beschermen. Helaas is het echter zo dat veel bedrijven pas met Lean bezig gaan als ze een groot probleem hebben, als ze zijn vastgelopen op de traditionele route. En dan moet ineens alles Lean. Dan wordt Lean ook op de verkeerde manier aangepakt. Er wordt wanhopig gezocht hoe het anders kan, Lean bedrijven worden bezocht en gekopieerd, nog voordat de nieuwe werkwijze is ingevoerd wordt de besparingen al doorgevoerd, etc. Wat je daarbij ziet gebeuren is dat vooral de werkvloer het zwaar te verduren krijgt. Externe consultants verzinnen betere en goedkopere werkwijzen, minder mensen moeten hetzelfde werk doen, managers kijken toe en vieren hun successen. Helaas, allemaal van korte duur, binnen 1-2 jaar zijn deze bedrijven weer terug bij af, of slechter.